Ensayo, Gestión Y Éxito De Proyectos

septiembre 12, 2013

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"Ensayo" Gestión Y Éxito De Proyectos

Cuando se concibe la necesidad de desarrollar un proyecto o inclusive un programa para dar solución a uno o varios problemas, es posible que al terminar se haya dado en el clavo o no. Aún si se haya tenido éxito en cuanto al plan y la ejecución y logrado el alcance en el tiempo esperado. Al profundizar en el importante tema de los proyectos, se hace evidente la necesidad de una muy buena gestión de los mismos sin importar el tipo y área del proyecto. Estudios pertinentes muestran la importancia de entregar los proyectos a tiempo, dentro del presupuesto y lógicamente que cumplan con los objetivos por los cuales y por lo que se originaron. El tiempo dirá cual fue el éxito del proyecto como producto...

Lo anterior sugiere que las organizaciones tengan un sistema robusto para realizar sus proyectos y esto implica planificar, ejecutar y controlar en línea con la visión y misión de cada organización, posiblemente haciendo uso de las buenas prácticas de las mismas organizaciones u otras; Los estándares del PMI pueden ser una excelente alternativa. Es importante mencionar aquí la necesidad de evaluar correctamente el alcance, el presupuesto, los riesgos y finalmente los resultados esperados de cada proyecto, programa o portafolio.

Al parecer no todos los proyectos son exitosos y un porcentaje muy mínimo por no decir nulo es el que se ejecuta de acuerdo a las líneas bases de los mismos. Esto se debe a las prácticas que se emplean en la gestión proyectual de cada organización (básicamente el nivel de madurez en el manejo proyectual que tenga la organización).

La sugerencia es entonces, luego de que se acepta la necesidad de realizar un proyecto, el equipo designado para realizarlo debería identificar su alcance e identificar sus interesados y así empezar el procedimiento fundamental de la gerencia que es la gestión de los riesgos y hacerlo desde todos los ángulos posibles, realizando el plan adecuado (y todos los planes que se requieran como el de comunicaciones, etc.). Sin embargo de nada servirá un buen plan sin una buena ejecución.

Es evidente que la adopción de buenas prácticas asegura o por lo menos enfoca hacia el éxito la actividad proyectual de las empresas. Y aunque por lo menos hasta ahora, las líneas base y los cronogramas seguirán siendo una guía porque difícilmente se cumplen en el 100%, la adopción de guías robustas sí garantizan en gran medida el cumplimiento del éxito en cuanto al alcance sugerido que no es precisamente el ideal, porque está claro que luego de terminado el proyecto sea cual sea, con seguridad no se sabe si realmente ¿durará?, ¿cuándo quedará obsoleto?, ¿será aceptado?, ¿cumplirá las expectativas?, ¿solucionará el problema?, o de pronto la sorpresa es positiva y superó más que las expectativas como el caso de Facebook, Google, o los almacenes éxito en Colombia.

Concluyendo, es indispensable contar con personal capacitado en proyectos y no sólo en la administración; sino en la gerencia o sea que se incorpore el liderazgo para mantener los equipos del proyecto motivados (recordando que un equipo motivado puede rendir más del 100% y uno no motivado puede llegar a rendir menos del 50% de lo esperado).
Una de las fallas más importantes que hacen que los proyectos sean un fracaso de alguna forma, es la mala gestión del riesgo. Es por eso que se atribuye a la gestión del riesgo el concepto de que es la base de la gerencia de proyectos y por supuesto entonces de los programas y portafolios. Desde mi punto de vista “Fredy” al realizar un excelente plan, definiendo el alcance correctamente y realizando la gestión adecuada especialmente la del riesgo (desde la identificación que debería ser exagerada) se podría garantizar el éxito en más del 60%, por lo menos se cumplirá con el alcance. El éxito del producto en mi opinión es incierto, como el caso del facebook, del transmilenio en Bogotá, o del Ipad de Apple, etc. Siendo diferentes e igualmente ha sido diferente el éxito como producto en el tiempo.

Sin embargo, si es verdad que entre mayor sea el grado de madurez organizacional en cuanto a la gestión de los proyectos dentro de una organización, mayor será el éxito que alcancen sus proyectos.
Lo anterior sugiere equipos y líderes preparados, capacitados, motivados y en línea con la visión de cada organización.

Por: Fredy Antonio Olaya Acosta

Ensayo redactado el Miércoles 14 de Marzo de 2012 como ejercicio académico del curso PMO "electiva de gerencia de Proyectos" en la universidad EAN.

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